เดบิตและเครดิต ในหลักการบัญชีคู่ (Double Entry Accounting)

27 กรกฎาคม 2021
เดบิตและเครดิต ในหลักการบัญชีคู่ (Double Entry Accounting)

 

          เมื่อพูดถึง “บัญชี” ใครๆ ต่างก็พากันส่ายหน้าหนี เพราะเป็นอีกหนึ่งเรื่องยากชวนปวดหัวสำหรับหลายๆ คน แต่เมื่อธุรกิจร้านค้าโตขึ้น และต้องการแสวงหากำไรมากขึ้น ก็จะมีการเข้าออกของเงินหลายช่องทาง บัญชีจะมีบทบาทมากขึ้นกับร้านของคุณ และนั่นเป็นเหตุผลที่ว่าทำไมเจ้าของร้านหรือเจ้าของกิจการเองก็จำเป็นต้องรู้หลักการบัญชีเบื้องต้น

          โดยวันนี้ POSPOS จะพาคุณมาทำความรู้จักกับคำว่าเดบิตและเครดิต คำที่คุณเองก็อาจจะเคยเห็นผ่านตามาบ้าง มันคืออะไร?​ เกี่ยวข้องกับการทำบัญชีอย่างไร? มาทำความรู้จักไปพร้อมกันกับหัวข้อข้างล่างนี้ค่ะ

 

  • ทำไมเจ้าของกิจการต้องรู้ "บัญชี"
  • ทำความรู้จักกับ "บัญชีเบื้องต้น"
  • เดบิตและเครดิตคืออะไร?
  • ภาพตัวอย่าง

 

          แน่นอนว่าการบันทึกข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับการเงิน เป็นหน้าที่ของฝ่ายบัญชีที่ดูแลจัดการในเรื่องนี้ แต่ถึงอย่างนั้นความรู้เกี่ยวกับบัญชีเบื้องต้นนั้นก็สำคัญต่อเจ้าของกิจการเช่นกัน เพื่อให้คุณมองเห็นการเข้าออกของเงินในธุรกิจคุณได้ ง่ายต่อการตรวจสอบ อีกทั้งทำให้คุณตัดสินใจดำเนินการต่างๆ ในธุรกิจของคุณได้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

 

เจ้าของกิจการกับการทำบัญชี

 

ความรู้จักกับ "บัญชีเบื้องต้น"

          การทำบัญชี คือการเก็บบันทึก รวบรวม จำแนก และสรุปข้อมูลต่างๆ ที่เป็นข้อมูลทางการเงิน เพื่อทำให้เห็นสถานะการเงินของธุรกิจว่ามีการเติบโตอย่างไรผ่านการบันทึกบัญชี โดยทั่วไปการบันทึกบัญชี สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ระบบ คือ "ระบบบัญชีเดี่ยว" และ "ระบบบัญชีคู่"

 

ระบบบัญชีเดี่ยว

          คือ ระบบบัญชีที่บันทึกข้อมูลการเงินไว้ด้านเดียวกันทั้งหมด เน้นบันทึกรายรับและรายจ่ายประจำวัน เพื่อให้ทราบรายละเอียดการใช้จ่ายเงิน ระบบบัญชีแบบเดี่ยวนิยมใช้ในกิจการขนาดเล็ก ที่เจ้าของดูแลการจดบันทึกเอง แต่เมื่อธุรกิจใหญ่ขึ้น ระบบบัญชีแบบนี้อาจจะไม่เหมาะ เพราะจะให้ข้อมูลได้ไม่ละเอียด อย่างเช่นข้อมูลเงินสดในธุรกิจ

ระบบบัญชีคู่

          คือ ระบบบัญชีที่บันทึกข้อมูลการเงิน โดยแบ่งข้อมูลออกเป็นสองด้าน  แบ่งออกเป็นข้อมูลด้านเดบิตและข้อมูลด้านเครดิต โดยที่สุดท้ายเมื่อรวมข้อมูลแต่ละด้านออกมา จะต้องมียอดเท่ากันตามหลักสมการบัญชี ไม่ว่าแต่ละด้านจะมีจำนวนกี่รายการก็ตาม
 เรียกว่า ผลรวมทั้งสองด้านเรียกว่า งบด้านเดบิตและเครดิต หรือ "งบแสดงฐานะการเงิน" เป็นข้อมูลที่แสดงให้เห็นถึงการเติบโตของธุรกิจคุณ 
          การบันทึกบัญชีแบบคู่นั้นใช้ได้กับทุกธุรกิจและทุกขนาด แต่จะเห็นผลมากขึ้น เมื่อธุรกิจของคุณมีข้อมูลสินทรัพย์และหนี้สินเข้ามาเกี่ยวข้องค่ะ

 

เดบิตต้องเท่ากับเครดิต

Debit และ Credit คืออะไร?

เดบิต (Debit)

          เป็นการบันทึกข้อมูลการเงินที่ด้านซ้ายของสมการ ประกอบไปด้วย "สินทรัพย์" และ "ค่าใช้จ่าย" โดยใช้อักษรย่อ “Dr.”

เครดิต (Credit)

          เป็นการบันทึกข้อมูลการเงินที่ด้านขวาของสมการ ประกอบไปด้วย "หนี้สิน" "ส่วนของเจ้าของ" (ทุน) และ "รายได้"  โดยใช้ตัวย่อ “Cr.”

 

สมการบัญชี คือสมการที่แสดงความสัมพันธ์ ระหว่างสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนเจ้าของ (ทุน) โดยสมการจะแสดงความสมดุลกันอยู่เสมอ สามารถเขียนเป็นรูปสมการ ได้ดังนี้

  • สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ (ทุน)

 

สมการบัญชี

 

ข้อมูลรายการต่างๆ ที่ถูกบันทึกในบัญชี จะถูกแบ่งออกเป็น 5 หมวดบัญชีหลักๆ ดังนี้

  • สินทรัพย์: เช่น เงินสด, เงินฝากธนาคาร, เงินลงทุน (หุ้น), ทอง, ลูกหนี้การค้า, ,ค่าเช่าจ่ายล่วงหน้า, ค่าประกันรถยนต์, เครื่องจักร, อาคารและที่ดิน
  • หนี้สิน: เช่น หนี้ที่ยืมมา, หนี้บัตรเครดิต, ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย, เจ้าหนี้การค้า, ภาษีค้างจ่ายและเงินเดือนค้างจ่าย
  • ส่วนของเจ้าของ (ทุน): เช่น เงินเจ้าของนำมาลงทุน, กำไรสะสม
  • รายได้: เช่น ยอดขายและดอกเบี้ยรับ
  • ค่าใช้จ่าย: เช่น ค่าใช้จ่ายต่างๆ , ค่าไฟฟ้า, ภาษี, ค่าเช่าและเงินเดือนพนักงาน

 

5 หมวดบัญชี แบ่งออกเป็นสองฝั่ง

 

เพื่อให้เห็นภาพ เราจะยกตัวอย่างแล้วเอาข้อมูลมาเข้าหลักสมการบัญชีกันค่ะ

             

ตัวอย่างที่ 1 :  นางสาว A เปิดร้านขายส่ง นำเงินสดมาลงทุนเปิดร้าน จำนวน 100,000 บาท เป็นเงินของตัวเอง 70,000  บาท และยืมเพื่อนมาเพิ่มอีก 30,000 บาท เมื่อเอามาเข้าสมการเราจะได้เป็น

 

สมการบัญชี

 

ตัวอย่างที่ 2 : ซื้อชุดอุปกรณ์ขายหน้าร้านไปเป็นเงินเชื่อจำนวน 25,000 บาท จะแสดงบันทึกในรายการได้ดังนี้

 

ตัวอย่างการลงข้อมูล

 

 

ตัวอย่างที่ 3 : สัปดาห์แรกมีรายได้เป็นจำนวน 50,000 บาท แต่จ่ายเป็นเงินสดมา 25,000 ส่วนที่เหลือจะจ่ายภายหลัง จะแสดงบันทึกในรายการได้ดังนี้

 

ภาพตัวอย่างการลงบัญชี

 

 

          จากตัวอย่างด้านบนเป็นเพียงการแบ่งข้อมูลออกเป็นสองด้านสมการ เพื่อให้คุณเห็นภาพว่า เดบิตและเครดิต เป็นสัญลักษณ์แสดงการเคลื่อนไหวของบัญชี โดยที่เดบิตจะแทนด้านซ้าย และ เครดิตแทนด้านขวา แต่ถึงอย่างนั้นไม่ได้หมายความว่า เดบิตจะแปลว่าการเพิ่มขึ้น หรือเครดิตจะแปลว่าลดลงเสมอไป เพราะการเพิ่มขึ้นและลดลงนั้นจะขึ้นอยู่กับแต่ละหมวดหมู่บัญชีออกไป

 

หมวดบัญชี

 

เพื่อให้คุณเข้าใจหลักการทำงานของเดบิตและเครดิตได้ง่ายขึ้น เราจะมาลงข้อมูลเป็นรูปแบบบัญชีแยกประเภทและบัญชี T-Account กันค่ะ

 


ภาพตัวอย่าง T-Account
cr. th.strephonsays.com

 

สมุดบัญชีรายวันทั่วไป

          เป็นสมุดที่ใช้ในการบันทึกรายการขั้นต้นทุกเรื่องที่เกิดขึ้นในกิจการ ก่อนที่จะนำข้อมูลต่างๆ ไปแยกประเภท และสรุปออกมาเป็นงบแสดงทางการเงินอีกที

บัญชี T-Account

         เป็นรูปแบบหนึ่งของการแสดงข้อมูลบัญชีแยกประเภท โดด้านบนจะแสดงเป็นชื่อบัญชีหรือหมายเลขบัญชีเอาไว้ ที่ขาทั้งสองข้างตัว T จะแสดงเป็นข้อมูลซ้ายขวาของเดบิตและเครดิต เพื่อให้สะดวกต่อการรวมยอดคงเหลือบัญชีและสรุปออกมาเป็นงบแสดงทางการเงิน

 

ภาพตัวอย่าง T-Account
ภาพตัวอย่างการทำงานของ T-Account
cr. ebrary.net

 

ตัวอย่างที่ 4: สำหรับตัวอย่างนี้ เราจะรวมเอาทุกรายการ มาบันทึกรวมกันเพื่อให้เห็นความเคลื่อนไหวของบัญชี โดยทำการแยกออกตามหมวดหมู่บัญชีและสมการบัญชี (เดบิตเครดิต) เพื่อให้คุณเห็นภาพมากขึ้น


          รายการที่ 1 - นางสาว A เปิดร้านด้วยเงินทุนตัวเอง 100,000 บาท 
          รายการที่ 2 - ซื้อชุดอุปกรณ์ขายหน้าร้านด้วยเงินสด เป็นจำนวน 20,000 บาท
          รายการที่ 3 - ซื้อสินค้ามาขายในร้านด้วยเงินเชื่อ เป็นจำนวน 50,000 บาท
          รายการที่ 4 - สัปดาห์แรกมีรายได้ทั้งหมด 36,000 บาท (เป็นเงินสดจำนวน 12,000 บาท และเงินเชื่ออีก 24,000 บาท)
          รายการที่ 5 - นำเงินสดไปชำระหนี้ 10,000 บาท
          รายการที่ 6 - จ่ายน้ำค่าไฟของร้านเป็นเงินสด 4,500 บาท
          รายการที่ 7 - ลูกหนี้ชำระหนี้ด้วยเงินสดเป็นเงิน 10,000 บาท

 

สมุดรายวันทั่วไป (General Journal)

ลงบัญชีแยกประเภท

 

          จากกราฟจะเห็นได้ว่า เงินสดและลูกหนี้ที่ปกติต้องอยู่ด้านเดบิต กลับถูกบันทึกที่ด้านเครดิต ในขณะที่เจ้าหนี้ก็ถูกบันทึกอยู่ในด้านของเดบิต แต่เมื่อเราเอาข้อมูลไปแสดงเป็นบัญชี T - Account ตัวเลขนั้นจะเป็นสีแดง ให้เรานำตัวเลขนั้นไปลบกับค่าของมันในอีกด้าน จะได้เป็นผลรวมของแต่ละบัญชี T - Account

ภาพตัวอย่าง

 

          และเมื่อเรานำเอาบัญชี T-Account แยกตามแต่ละหมวดหมู่บัญชี โดยแบ่งออกเป็นเดบิตและเครดิต จะเห็นได้ว่ายอดคงเหลือของด้านเดบิตและเครดิตนั้นมียอดเท่ากันอยู่ที่ 176,000 บาทนั่นเอง

 

          ทั้งหมดนี้เป็นเพียงความรู้บัญชีเบื้องต้น ที่จะทำให้คุณที่เป็นเจ้าของร้านและเจ้าของกิจการเข้าใจกับคำว่า"เดบิตและเครดิต" ตามหลักการบัญชี โดยข้อมูลทั้งหมดนี้จะทำให้คุณเห็นภาพการเข้าออกของเงินในธุรกิจ และเห็นการเติบโตได้สะดวก เพื่อให้คุณพัฒนาธุรกิจของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นค่ะ

 

          นอกจากนี้ทางบริษัท โค้ดโมบายส์ จำกัด ยังมี บริการติดตั้งระบบ ERP รวมไปถึง การจัดอบรมการใช้งาน OdooERP สำหรับการนำไปใช้งานในระดับองค์กร หากสนใจสามารถติดต่อเข้ามาได้ทาง Line id : @pospos หรือ โทร. 0813599468

 



ทดลองใช้งานฟรี 15 วัน

▶️ https://www.pospos.co/register

คู่มือการใช้งานระบบ POSPOS

▶️ https://pospos.co/learning/use