ระบบ ERP คืออะไร? สรุปครบ ในบทความเดียว

9 กรกฎาคม 2021
ระบบ ERP คืออะไร? สรุปครบ ในบทความเดียว

 

          สำหรับหลายคนที่ทำธุรกิจจนเริ่มอยู่ตัว อาจเคยเห็นคำว่าระบบ ERP ผ่านตากันมาบ้าง จะต่างจากระบบ POS อย่างไร? บทความนี้เราจะมาสรุปทุกข้อมูล ทุกคำถามที่เกี่ยวกับ ERP พร้อมเปรียบเทียบกับระบบ POS ให้คุณเข้าใจและเลือกใช้เครื่องมือกับธุรกิจของคุณได้อย่างเหมาะสมกันค่ะ สามารถติดตามได้จากทุกคำถามเกี่ยวกับ ERP ด้านล่างนี้เลย

 

  • ERP คืออะไร?
  • ระบบ ERP ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่ออะไร?
  • ระบบ ERP มีอะไรบ้าง?
  • ระบบ ERP มีการทำงานกี่รูปแบบ?
  • ระบบ ERP กับระบบ POS แตกต่างกันอย่างไร?
  • ประโยชน์ของ ERP?

 

ERP คือระบบซอฟต์แวร์สำหรับการวางแผนจัดการงานในองค์กร

 

ERP คืออะไร?

          ERP หรือ Enterprise Resource Planning คือระบบบริหารจัดการทรัพยากรภายในองค์กร โดยข้อมูลทั้งหมดขององค์กรจะถูกบันทึกเก็บเป็นข้อมูลกลางไว้ที่ Database หลัก ทำให้ฝ่ายบริหารมองเห็นข้อมูลทั้งหมดในธุรกิจได้ง่าย รวมไปถึงแต่ละฝ่ายสามารถดึงเอาข้อมูลออกมาทำงานได้ทันที ทำให้องค์กรสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างเป็นระบบ

 

ปัญหาในธุรกิจที่ต้องการ ERP

 

ระบบ ERP ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อเพื่ออะไร?

          ในแต่ละธุรกิจส่วนใหญ่จะประกอบไปด้วยหลายหน่วยงาน ที่ทำงานร่วมกัน ไม่ว่าจะเป็น ฝ่ายบริหารจัดการ ฝ่ายจัดการบุคคล ฝ่ายบัญชี ฝ่ายบริหารคลังสินค้า ฝ่ายขายและการตลาด และอื่นๆ แต่ละฝ่ายมีรูปแบบการทำงานที่ต่างกันออกไป แต่ก็ยังมีการแชร์ข้อมูลบางส่วนที่จำเป็นระหว่างกัน ทำให้ยิ่งเมื่อมีปริมาณคนเยอะขึ้น การทำงานของแต่ละแผนกอาจจะต้องใช้การส่งต่อข้อมูลที่ใช้เวลาและอาจจะทำให้คลาดเคลื่อนได้ รวมไปถึงแต่ละหน่วยอาจจะใช้โปรแกรมในการทำงานที่แตกต่างกัน ทำให้ส่งผลเสียต่อการบริหารงาน การดูภาพรวมงาน เพราะข้อมูลในแต่ละฝ่ายไม่เชื่อมโยงกัน

 

ภาพรวม ERP ทำให้องค์กรทำงานร่วมกันได้ดี

 

          ระบบ ERP จึงเป็นระบบที่จะเข้ามาแก้ไขปัญหาดังกล่าว เพื่อทำให้ทุกหน่วยงานสามารถทำงานผ่านระบบ ERP แพลตฟอร์มเดียว โดยสามารถเข้าถึงข้อมูลร่วมกันผ่านระบบกลาง ทำให้ง่ายต่อการบริหารและพัฒนาธุรกิจ 

 

ระบบ ERP

 

ระบบ ERP มีอะไรบ้าง?

         ภายในระบบ ERP หนึ่งระบบ ประกอบไปด้วยหลายระบบย่อยที่ทำงานและมีฟังค์ชั่นที่แตกต่างกันออกไป โดยมีข้อมูลบางส่วนที่เชื่อมโยงกันจากระบบกลาง

1. ระบบสำหรับผู้บริหาร

          ระบบผู้บริหารจะเป็นลักษณะการประเมินผลและตรวจสอบข้อมูล ดังนั้นผู้บริหารจะต้องเข้าถึงข้อมูลของทุกแผนกได้ เพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบ นอกจากนี้ต้องง่ายต่อการดึงข้อมูลมาแสดงผลทั้งเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพให้เห็นภาพรวมของธุรกิจทั้งหมด ทำให้ง่ายต่อการวางแผนต่อยอดและจัดสรรงบประมาณในการดำเนินธุรกิจได้อีกด้วย

2. ระบบจัดการทรัพยากรบุคคล

          ระบบที่ใช้ในการควบคุมดูแลและเพิ่มประสิทธิภาพพนักงานในองค์กรให้เป็นระบบ เพื่อให้งานสามารถดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่อง ไม่ว่าจะเป็นการคัดเลือกพนักงาน ประเมินผลงานพนักงาน กำหนดแผนอบรม การเบิกงบเดินทาง ดูแลวันทำงาน ขาดลามาสาย เพื่อให้มีบุคคลากรอยู่ในระบบงานอย่างต่อเนื่องไม่สะดุด

3.ระบบจัดซื้อจัดจ้าง

          ระบบส่วนนี้ดูแลการจัดหาสินค้าและวัตถุดิบต่างๆ ให้เพียงพอต่อความต้องการของแต่ละหน่วยในธุรกิจ โดยที่จะต้องหาสินค้าและวัตถุดิบได้มาในราคาที่คุ้มที่สุด ฝ่ายนี้จะต้องดูแลในส่วนของเอกสารซื้อขายต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคา ไปจนถึงติดตามจนกว่าสินค้าจะมาถึง และจะส่งต่อข้อมูลไปให้ระบบการเงินโดยอัตโนมัติ ลดความซับซ้อนและในการทำงานได้ดี

4.ระบบการเงิน

          เป็นอีกหนึ่งระบบที่ต้องการข้อมูลที่มีการเชื่อมต่อกันในทุกแผนก เพราะจะต้องรับข้อมูลจากฝ่ายต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายขาย (Sales) ฝ่ายบริหารงานทั่วไป หรือฝ่ายอื่นๆ  มาหักลบรายได้และรายจ่ายทั้งหมด เพื่อสรุปผลเป็นรายได้ทั้งหมด และแสดงผลเป็นกราฟที่ง่ายต่อการทำความเข้าใจ และทำให้ทั้งระบบเข้ามาดูได้ง่ายขึ้น

5. ระบบจัดการข้อมูล Realtime Dashboard 

          เป็นระบบส่วนกลางที่คอยรวบรวมข้อมูลต่างๆ มาสรุปและและนำเสนอในรูปแบบที่เข้าใจง่าย ทำให้ทุกฝ่ายสามารถเห็นภาพรวมธุรกิจได้ตรงกัน นอกจากนี้ยังสามารถแสดงข้อมูลยิบย่อยต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น ข้อมูลสต๊อก ข้อมูลการขาย ข้อมูลการจัดการวัตถุดิบ และอื่นๆ อีกมากมาย ที่สามารถรีพอร์ตผลลัพท์ออกมาดูเป็นภาพรวม ทำให้ทุกแผนกสามารถปรับปรุงการทำงานได้ง่ายยิ่งขึ้น

6. ระบบคลังสินค้า

          เป็นอีกหนึ่งระบบที่อาจจะทำให้หลายธุรกิจต้องปวดหัว เพราะมีการเข้าออกข้อมูลอยู่ตลอด ไม่ว่าจะการเข้าออกของสินค้า ที่ขึ้นตรงการทำงานกับหลายแผนก ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายผลิต ฝ่ายขาย หรือฝ่ายดูแลลูกค้า เมื่อเชื่อมต่อกันในระบบ ERP จะเห็นทุกการนำเข้า ทุกการขาย ทุกการคืนสินค้า ทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบและการติดตามสินค้าในระบบ

7. และระบบอื่นๆ

         นอกจากที่กล่าวมาข้างต้น ยังมีระบบอื่นๆ ที่ทำงานแยกกันออกไปตามเนื้องานของแต่ละแผนก โดยที่ยังมีการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างกันอยู่จลอด ไม่ว่าจะเป็นระบบขายหน้าร้าน ระบบบริหารจัดการลูกค้า ระบบวางแผนความต้องการวัตถุดิบ เป็นระบบและโปรแกรมเล็กๆ ที่ใช้งานในแต่ละแผนกงาน โดยที่ทุกโปรแกรมจะมีข้อมูลที่ดึงมาใช้งานร่วมกันจากระบบกลาง ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลสินค้า ข้อมูลลูกค้า หรืออื่นๆ 

 

Cloud vs Premise

 

ระบบ ERP มีการทำงานกี่รูปแบบ?

         ปัจจุบันระบบ ERP มีรูปแบบการทำงานอยู่ 2 รูปแบบด้วยกัน โดยมีความแตกต่างกันในเรื่องของรูปแบบการบันทึกข้อมูล

รูปแบบที่ 1 : On-Cloud ERP

         ข้อมูลต่างๆ ในระบบ ERP จะถูกจัดเก็บข้อมูลรวมถึงดำเนินการประมวลผลต่างๆ ของข้อมูลบนเซิฟเวอร์ของผู้ให้บริการ ใช้งานได้ง่ายเพียงมีอินเทอร์เน็ต โดยมีจุดเด่นตรงที่สามารถใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา เพียงมีอินเทอร์เน็ต ยกตัวอย่างเช่นทีมขายอาจจะจัดการเอกสารอยู่ที่กรุงเทพ ในขณะที่ทีมผลิตอยู่ที่จังหวัดอื่นๆ ก็สามารถทำงานร่วมกันในระบบได้ง่ายผ่านอินเทอร์เน็ต

รูปแบบที่ 2 : On-Premise ERP

         ระบบ ERP แบบนี้จะต่างกันตรงที่ ข้อมูลทั้งหมดจะถูกติดตั้งไว้บน Hardware หรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้อง ที่องค์กรใช้งานอยู่แล้ว มีข้อดีในเรื่องของความปลอดภัยที่มากขึ้น แต่ในขณะเดียวกันก็มีค่าใช้จ่ายในเรื่องต้นทุนการติดตั้งเซิร์ฟเวอร์ เพื่อใช้ดูแล รวมไปถึงยังมีความเสี่ยงในกรณีไฟตก ก็อาจจะทำให้ข้อมูลทั้งระบบล่มได้ค่ะ

         แล้วจะเลือกใช้งานอย่างไร สำหรับคำถามนี้เป็นส่วนที่เราจะต้องดูลงลึกไปที่รายละเอียดรูปแบบการทำงานและความต้องการของแต่ละองค์กรธุรกิจ ซึ่งในส่วนนี้สามารถสอบถามกับทางเรา เพื่อให้คำปรึกษาในการเลือกใช้งานได้ค่ะ

 

ERP POS แตกต่างอย่างไร?

 

ระบบ ERP กับระบบ POS ต่างกันอย่างไร?

         มาถึงตรงนี้หลายคน ก็พอจะเข้าใจรูปแบบของการทำงานของระบบ ERP กันแล้ว แต่ก็อาจจะสับสนได้ว่า ระบบ ERP กับ ระบบ POS แตกต่างกันอย่างไร? ธุรกิจของคุณต้องเลือกใช้ระบบไหน? ถึงจะตอบโจทย์ เราจะมาทำความเข้าใจและแยกความแตกต่างของทั้ง 2 ระบบให้ถูกต้องกันค่ะ

 

เปรียบเทียบระบบ ERP กับ POS

 

ระบบ ERP คือระบบที่ใช้เพื่อจัดการข้อมูลภายในองค์กร

         ระบบจะทำการรวบรวมและจัดการข้อมูลต่างๆ ในธุรกิจเอาไว้ที่ส่วนกลาง ทำให้ทุกคนในบริษัทสามารถทำงานร่วมกันได้ในแพลตฟอร์มเดียวกัน ไม่ว่าจะเป็น ฝ่าย HR, ฝ่ายขาย, ฝ่ายบัญชี, ฝ่ายบริหารจัดการสินค้า และฝ่ายการผลิต เป็นต้น ทุกคน ทุกแผนก ในองค์กรจะสามารถสื่อสารและทำงานร่วมกันได้สะดวกขึ้น เพราะข้อมูลต่างๆ เชื่อมต่อกัน

 

ระบบ POS คือระบบที่ใช้เพื่อบริการจัดการลูกค้าหน้าร้าน

         เป็นระบบที่ใช้บริการลูกค้าที่จุดขาย เน้นบริการด้านข้อมูลการชำระเงิน ดังนั้นภายในระบบจึงรวบรวมทุกข้อมูลที่จะใช้สำหรับการขายหน้าร้านเป็นหลัก ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลสินค้า ราคา สต๊อกสินค้า โปรโมชั่น ส่วนลด และอื่นๆ เพื่อทำให้การขายหน้าร้านสะดวกและคล่องตัว 

 

POS ทำงานอยู่ในระบบ ERP

 

          จะเห็นได้ว่าระบบ ERP และระบบ POS มีรูปแบบการทำงานต่างกัน ระบบหนึ่งใช้สำหรับจัดการข้อมูลทั้งหมด เพื่อการทำงานของทุกคนในทีม กับอีกระบบเป็นการรวมข้อมูลเพื่อทำให้ขายหน้าร้านง่าย แต่เมื่อเรามองออกมาเป็นภาพกว้าง จะเห็นได้ว่าจริงๆ แล้วระบบ POS ก็ถือเป็นระบบเล็กที่อยู่ในระบบ ERP อีกที 
         โดยมีการทำงานที่เริ่มต้นจาก ระบบคลังสินค้าจาก ERP จะส่งข้อมูลสต๊อกสินค้ามาเพื่อขายให้กับลูกค้าที่หน้าร้านผ่านระบบ POS หลังจากนั้นยอดขายต่างๆ ก็จะถูกส่งไปรวบรวมมกับข้อมูลบัญชีที่ระบบกลางใน ERP อีกที เมื่อทำงานแบบครบทั้งระบบ โดยทุกคนในระบบ ERP จะมองเห็นยอดขายเพื่อเตรียมสต๊อกสินค้าต่อได้สะดวก

 

ประโยชน์ ERP

 

ประโยชน์ของ ERP?

1. เห็นภาพรวมของธุรกิจชัดขึ้น

          เพราะระบบ ERP เป็นระบบใหญ่ มีระบบเล็กๆ ทำงานร่วมกันอยู่ในระบบ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลจากฝั่งการเงิน ฝ่ายขาย แผนกสินค้า เรียกได้ว่าเชื่อมต่อทุกแผนกไว้ด้วยกัน ทำให้เรียกดูข้อมูล "ทั้งหมด" ในธุรกิจได้รอบด้าน และสามารถวิเคราะห์และนำเสนอข้อมูลออกมาให้เข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อน ทำให้สะดวกต่อการออกนโยบายบริหาร ลดความผิดพลาดในทำธุรกิจ เพราะเห็นข้อมูลได้กว้างและลึกมากยิ่งขึ้น

2. ทำงานได้ทุกที่ แม้จะอยู่คนละพื้นที่

          อันนี้เป็นข้อดีถ้าหากเลือกใช้เป็น ERP on Cloud เพราะคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลต่างๆ ในบริษัทได้สะดวกมากขึ้น ผ่านระบบอินเตอร์เน็ต ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนก็ตาม ยกตัวอย่างเช่น ทีมขายอาจจะอยู่อีกจังหวัด ในขณะที่ทีมบริหารและคลังสินค้าก็อยู่อีกจังหวัดนึง ทุกแผนกต่างก็ทำงานไปพร้อมกันได้แบบเรียลไทม์

3. พนักงานทุกคนเข้าถึงข้อมูลเท่าเทียมกัน

          ระบบ ERP เป็นระบบที่สร้างขึ้นมาเพื่อรูปแบบการทำงานที่โปร่งใสตรวจสอบได้ พนักงานในแต่ละแผนกจะสามารถเข้าถึงและตรวจสอบข้อมูลต่างๆ ในบริษัท เพราะข้อมูลต่างๆ ที่ทำงานในบริษัท ถูกบันทึกไว้ที่เดียวกัน คือฐานข้อมูลกลาง (Data Base) เป็นการสร้างความเท่าเทียมกันและยังลดโอกาสทุจริตในองค์กรได้ โดยที่เราสามารถกำหนดสิทธิ์การมองเห็นและเข้าถึงข้อมูลของแต่ละตำแหน่งได้ 

4. มีความปลอดภัยสูง

          ข้อมูลทุกอย่างที่เกิดขึ้นในการทำงาน จะถูกรวบรวมเอาไว้ที่ส่วนกลาง ทุกการสร้าง บันทึกข้อมูล เปลี่ยนแปลง เรียกใช้ซ้ำ ข้อมูลต่างๆ สามารถเรียกใช้งานได้ง่ายตลอดเวลา มีความปลอดภัยกว่าการเก็บเอกสารหรือไฟล์ธรรมดา ที่อาจสูญหายหรือค้นหาไม่เจอได้

5. ให้ข้อมูลที่ถูกต้อง

          ตัวระบบที่รวบรวมข้อมูลไว้ที่ศูนย์กลาง ทำให้ฝ่ายบริหารเข้าถึงข้อมูลอย่างรอบด้านในธุรกิจของคุณ ข้อมูลทั้งหมดจะทำให้ฝ่ายบริหารสามารถตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างชาญฉลาดและแม่นยำมากยิ่งขึ้นค่ะ

          

 



ทดลองใช้งานฟรี 15 วัน

▶️ https://www.pospos.co/register

คู่มือการใช้งานระบบ POSPOS

▶️ https://pospos.co/learning/use