สำหรับผู้เริ่มต้นทำธุรกิจร้านค้าหลายๆ ท่าน เมื่อธุรกิจมีการขยายตัว ย่อมต้องมีการจัดการเอกสารต่างๆ ภายในร้านเพิ่มขึ้นเช่นกัน เอกสารประกอบการขายแต่ละอย่างมีหน้าที่และการใช้งานต่างกัน เพื่อให้คุณออกเอกสารได้ถูกต้อง บทความนี้จะพาคุณไปรู้จักกับเอกสารประกอบการขายแต่ละประเภทกันค่ะ

         ทำความเข้าใจอย่างละเอียดกับคำว่า “เอกสาร” กันก่อน เอกสารมีความหมายว่า กระดาษหรือวัสดุใดๆ ที่ถูกบันทึกหรือทำให้ปรากฎด้วยการพิมพ์ เขียน วาด ถ่ายรูป บันทึก หรือวิธีใดๆ ก็ตาม ที่ทำให้เกิดขึ้นเป็นข้อมูลต่างๆ เพื่อเป็นหลักในการสื่อสารให้เข้าใจตรงกัน

         ดังนั้น “เอกสารประกอบการธุรกิจการขาย” คือหลักฐานหรือตราสารในรูปแบบต่างๆ ที่จัดทำขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อใช้ประกอบดำเนินการค้าขาย ครอบคลุมหลากหลายธุรกิจอุตสาหกรรม เกษตรกรรม การค้า หรืองานบริการต่างๆ ค่ะ

“เรามาทำความรู้จักกับเอกสารแต่ละใบ ตามขั้นตอนการทำงาน ตั้งแต่การขายหน้าร้านตลอดจนการจัดการหลังร้านกันค่ะ”

ใบเสนอราคา (Quotation)

          เป็นเอกสารที่ผู้ขายจะต้องออกให้กับลูกค้า “เพื่อบอกราคาและรายละเอียดสินค้า รวมไปถึงค่าบริการและเงื่อนไขต่างๆ ให้ลูกค้าทราบ ก่อนการตัดสินใจซื้อ” โดยอาจจะมีข้อกำหนดอื่นๆ ที่ส่งผลต่อเนื่องไปถึงเอกสารประกอบการขายอื่นๆ อย่างเช่น ใบแจ้งหนี้ ใบส่งของ ใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงิน

ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ (Billing Note/Debit Note)

          เป็นเอกสารที่ผู้ขายออกเพื่อแจ้งให้ลูกค้า "ทราบถึงยอดเงินที่จะต้องชำระ และใช้เอกสารนี้สำหรับการชำระเงิน" เพราะมีรายละเอียดวิธีการชำระเงินและระยะเวลาในการชำระเงิน ส่วนใหญ่มักใช้กับธุรกิจขายส่ง ที่มีการส่งของล็อตใหญ่ มีการส่งหลายรอบหรือธุรกิจที่มีการวางเครดิตในการชำระเงิน

ใบส่งของและใบแจ้งหนี้ (Delivery Note/Debit Note)

          เป็นเอกสารที่ผู้ขายจะต้องออกให้ลูกค้าตอนจัดส่งสินค้า “เพื่อแจ้งรายละเอียดต่างๆ เกี่ยวกับสินค้าและข้อมูลการจัดส่งต่างๆ โดยมีข้อมูลการชำระเงินค่าสินค้าและบริการที่ยังเหลืออยู่” โดยลูกค้าจะ "นำเอกสารใบนี้มาเป็นหลักฐานในการชำระเงินให้กับผู้ขาย"

ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ (Receipt)

          เป็นเอกสารจำเป็นที่ต้องออกทุกครั้งโดยทันที เพื่อยืนยันว่า "ผู้ขาย" ได้รับเงินจาก "ผู้ซื้อ" ในการชำระค่าสินค้าและบริการเรียบร้อยแล้ว แม้จะเป็นกรณีค้างจ่ายหากชำระมาแล้วแต่ยังชำระไม่ครบถ้วนก็ต้องออกเช่นกัน ทั้งนี้การออกใบเสร็จจึงเป็นหน้าที่ทางกฎหมาย ไม่ว่าลูกค้าจะขอให้เราออกหรือไม่ก็ตามค่ะ

อ่านรายละเอียดเกี่ยวกับใบกำกับภาษีอย่างย่อเพิ่มเติมได้ที่ Link

ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)

            เป็นเอกสารสำคัญสำหรับผู้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มผู้ขายออกให้กับผู้ซื้อ "เพื่อแสดงมูลค่าและภาษีที่เก็บจากราคาสินค้าและบริการนั้น" บางครั้งใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษีสามารถเป็นใบเดียวกันได้ แต่ต้องมีข้อมูลถูกต้องครบถ้วน จึงจะเป็นเอกสารที่ใช้ประกอบการยื่นแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือ ภ.พ. 30 กับสรรพากรได้

อ่านรายละเอียดเกี่ยวกับใบกำกับภาษีอย่างเต็มเพิ่มเติมได้ที่ Link

ใบคืนสินค้า/ใบลดหนี้ (Sales Return/Credit Memorandum)

          เป็นเอกสารที่ผู้ขายจะต้องออกให้ผู้ซื้อ "เพื่อรับรู้การรับคืนสินค้าและแสดงการหักหนี้ให้แก่ผู้ซื้อ"

ใบสั่งซื้อ (Purchase Order)

          เป็นเอกสารที่ผู้ซื้อจะออกให้ผู้ขาย เพื่อแจ้งความต้องการในการซื้อขายสินค้าและบริการต่างๆ ที่ต้องใช้เกี่ยวข้องในการดำเนินธุรกิจ โดยใบนี้มีความหมายง่ายๆ ว่า “ต้องการจะซื้อหรือจะจ้างเท่านั้น ยังไม่ได้ยืนยันจนกว่าจะเกิดการชำระเงิน”

ใบโอนสินค้าเข้า/ออก (Transfer in/Transfer Out)

เป็นเอกสารที่ "บันทึกการโอนย้ายสินค้าระหว่างสาขา" ในกรณีที่ร้านของคุณมีหลายสาขา ทำให้ติดตามยอดเข้าออกในสต๊อก ตรวจสอบวันและเวลาเข้าออกสินค้า และสามารถติดตามการดำเนินงานได้สะดวกค่ะ

          เอกสารต่างๆ จะช่วยให้คุณดำเนินธุรกิจการขายได้ง่ายยิ่งขึ้น เพราะยิ่งกระบวนขั้นตอนการทำงานซับซ้อนมากขึ้นเท่าไหร่ เอกสารจะยิ่งทำให้สื่อสารได้ตรง ตั้งแต่ผู้ผลิตไปจนถึงผู้บริโภคคนสุดท้าย โดยนอกจากนี้ยังมีประโยชน์จำแนกได้ดังนี้

• เป็นหลักฐานสนับสนุนในการสื่อสารให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
• เป็นหลักฐานอ้างอิงที่มีผลทางกฎหมาย เมื่อมีการผิดสัญญาและข้อตกลง
• ดำเนินธุรกิจได้ตามแผน เพราะมีกำหนดวันที่และเวลาชัดเจน 
• สร้างความน่าเชื่อถือในการติดต่อทางธุรกิจ
• เป็นข้อมูลประกอบอ้างอิงในการจัดการบัญชี
• เป็นหลักฐานในการตรวจสอบของกรมสรรพากรและการเรียกร้องค่าเสียหายต่างๆ

          การดูแลจัดทำเอกสาร อาจจะดูเป็นเรื่องยาก แต่สามารถทำให้มันเป็นระบบไปพร้อมกับการขายหน้าร้านได้  ซึ่งในปัจจุบันระบบ POS มากมายถูกพัฒนาระบบขึ้นมา เพื่อให้รองรับการทำงานที่สามารถสร้างเอกสารประกอบการขายได้ในตัว ทำให้ร้านค้าของคุณจัดการเอกสารง่ายเป็นระบบและมีความน่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้นค่ะ

อ้างอิง
motionspace, wikipedia, computerbusiness03, FlowAccount.com

"บริหารจัดการหน้าร้านได้ง่ายด้วยPOSPOS"

ทดลองใช้งานฟรี 30 วัน
▶️ https://www.pospos.co/register